شرح وظایف:

1- كسب دستور و برنامه كار از سرپرست مربوطه
2- نظارت بر دريافت و ثبت و توزيع كليه نامه ها و مكاتبات وارده و  صادره
3-- تشكيل پرونده هاي لازم ونگهداري سوابق مكاتبات پرونده هاي مربوطه
6- تكثير و توزيع و ابلاغ بخشنامه هاي صادره
7- تعقيب و نظارت بر گردش مكاتبات و اتخاذ تدابير لازم بمنظور حصول اطمينان از برگشت نامه ها و مدارك به دبير خانه پس از اقدام
8- تهيه گزارشهاي لازم در مورد پرونده هاي راكد و جاري بمنظور امحاء اوراق و پرونده هاي زائد
9- دريافت ، تحرير و ارسال تلگرافها و تلكسها و ارائه پيشنهاد در زمينه بهبود روشهاي دفتري
11- تهيه گزارش از فعاليتها ، پيشرفتها و مشكلات جهت سرپرست مربوطه
12- حفظ و نگهداري نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارك و پرونده هاي محرمانه مطابق مقررات و اصول بايگاني و تهيه فهرست مربوط بر اساس روش تعيين شده
13- پيوست كردن پرونده ها يا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
14- صورت برداري ، طبقه بندي ، كد گذاري ، و بايگاني پرونده ها طبق دستورالعملهاي مربوط و احتياجات سازمان متبوع